tugas 2 semester 2

Tugas 2. Semester 2 - Mail Merge

Kerjakan di Weblog Anda masing-masing dengan segala aturan yang sudah diajarkan oleh SUHU PSPB RONGGOLAWEZ21 !!!

1. Definisi Mail Merge ?
2. Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) unsur pokok Mail Merge !
3. Sebutkan dan jelaskan tentang Database !
4. Manfaat Database ?
5. Contoh-contoh software aplikasi pembuat data berbasis Database ! Minimal 5.
6. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat dokumen bergaya Mail Merge !
7. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Main Document (Master Surat) dalam Mail Merge !
8. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Data Source (Source Data) dalam Mail Merge !
9. Jelaskan mengapa harus terlebih dahulu membuat Main Document dalam Mail Merge !?
10. Jelaskan prosedur Merger "Main Document" dengan "Data Source" dalam Mail Merge !
11. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, membuat Data Source dahulu; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, menggabungkan keduanya ? Jelaskan dong !
12. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, menggabungkan Main Document dengan Data Source; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, membuat Data Source ? Jelaskan lagi dong dong ah !
13. Bagaimanakah prosedur menyimpan secara aman atas Dokumen Mail Merge yang dibuat ?
14. Jelaskan, apa ekstensi file yang berupa Dokumen Mail Merge !
15. Bagaimanakah cara mengenali suatu Dokumen yang sudah dibuat dan disimpan di suatu Drive, misalnya Drive D ? Jelaskan !
16. Bagaimanakah cara membuka Dokumen Mail Merge yang sudah disimpan di suatu Drive ?
17. Bisa diedit apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
18. Bisa dicopy apa tidak ,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
19. Bisa dihapus apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong, mengapa menghapusnya ?
20. Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software Aplikasi, apa namanya ?
21. Software apa sajakah yang menjadi saudara/saudari dari software Microsoft Word ?
22. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya masuk rumpun apakah ? Nama Perusahaan Produsennya ? Alamatnya termasuk Websitenya ?
23. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya, termasuk Open Source Software (Free Program) ataukah Close Source Software (Paid Program) ? Jelaskan!
24. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software "Ms Excel, Ms Power Point, Ms Outlook, dan Ms Publisher ? Mengapa demikian ?
25. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Website Blogspot dan yang sejenisnya ? Mengapa demikian ?
26. Sebutkan dan jelaskan manfaat membuat Dokumen Mail Merge ! Minimal 3.
27. Dokumen Mail Merge yang sudah dibuat, apakah akan dicetak seluruhnya ? Mengapa demikian ?
28. Bagaimanakah cara mencetak Dokumen Mail Merge ?
29. Bisakah, Dokumen Mail Merge diconvert (diubah) dalam tampilan Dokumen Bergaya PDF ?
30. Jelaskan, apakah PDF itu ?
31. Apa kepanjangan PDF itu ?
32. Apa tujuan membuat Dokumen PDF ?
33. Dengan software apakah, bisa mengubah Dokumen Mail Merge ke dalam PDF Mail Merge ?
34. Gratis ataukah Berbayar,"Software Creator PDF" itu ? Bilamana gratis, silahkan Free Download, di manakah untuk mendapatkannya. Bilamana sudah mendapatkannya, silahkan diinstallkan ke dalam Komputer Anda ! Bilamana Berbayar, beli di manakah ? Silahkan beli, kalau memang ingin membelinya !
35. Sebutkan dan jelaskan Keunggulan dan Kelemahan Software "Open Source" dan Software "Close Source" ?

Jawaban!!!
1> Pengertian Mail Merge
Mail merge adalah perangkat lunak menggambarkan fungsi produksi beberapa (dan besar jumlah potensial dari) dokumen dari satu template yang terstruktur bentuk dan sumber data . Hal ini membantu untuk menciptakan personalisasi surat dan pra-ditujukan amplop atau label surat untuk surat massal dari kata pengolahan dokumen yang berisi tetap teks , yang akan sama di setiap dokumen output, dan variabel, yang bertindak sebagai penampung yang diganti dengan teks dari sumber data. Sumber data biasanya sebuah spreadsheet atau database yang memiliki lapangan atau kolom yang sesuai setiap variabel dalam template. Ketika mail merge dijalankan, sistem pengolah kata menciptakan dokumen output untuk setiap baris dalam database, tetap menggunakan teks persis seperti yang muncul dalam template, tapi mengganti data variabel dalam template dengan nilai-nilai dari kolom yang sesuai. Teknik penggabungan data untuk membuat mailshots memunculkan istilah e gabungan.

2> Unsur Pokok Mail Merge

3> Data Base :
Basis data(bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.
Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.
Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.
Perangkat lunak basis data
Perangkat lunak basis data yang banyak digunakan dalam pemrograman dan merupakan perangkat basis data aras tinggi (high level):
• Microsoft SQL Server
• Oracle
• Sybase
• Interbase
• XBase
• Firebird
• MySQL
• PostgreSQL
• Microsoft Access
• dBase III
• Paradox
• FoxPro
• Visual FoxPro
• Arago
• Force
• Recital
• dbFast
• dbXL
• Quicksilver
• Clipper
• FlagShip
• Harbour
• Visual dBase
• Lotus Smart Suite Approach
Selain perangkat lunak di atas, terdapat juga perangkat lunak pemrograman basis data aras rendah (low level), diantaranya:
• Btrieve
• Tsunami Record Manager

4> Manfaat Data Base
Penggunaan teknologi database didunia bisnis bermanfaat menghemat waktu dan biaya karena dengan database yang terkomputerisasi kita bisa banyak menyimpan informasi seperti mencetak, memuat, menampilkan data yang akurat, memudahkan pengaksesan data, mengisolasi data untuk di standarisasikan, mengurangi redundasi data dan inkonsistensi. Dan yang menjadi faktor pertimbangan bagi para pelaku bisnis dalam skala besar adalah apabila desain yang dibangun tidak cermat dapat menyebabkan hilangnya data yang di butuhkan, data yang tidak konsisten, proses update yang lambat dan lain-lain.
5>
6> Membuat Dokumen Mail Merge
Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail Merge, yaitu:
.) Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);
.)Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data Source);
.)Menggabungkan Main Document dengan Data Source
.)Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document
.) Menampilkan data pada Main Document.
7> Membuat Dokumen Utama (Main Document) Surat Mail Merge
*Buka dokumen word dengan kik tombol New
*Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge
*Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan.
*Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah berikut.
• Klik Maillings
• Klik tombol Start Mail Merge
• Klik tombol Letter
8> Membuat Sumber Data (Data Source) Surat Mail Merge
Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :
1. Buka dokumen word dengan kik tombol New
2. Buat tabel dengan cara
• Klik Insert
• Klik tombol Tabel
• Klik tombol Insert Table Pada kotak dialog Insert Table
• Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns sesuai keinginan
• Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows sesuai keinginan.
• Masukkan data ke dalam tabel
3. Simpan dokumen tabel tersebut dengan klik Save As dengan nama file sesuai keinginan.
9>
10> . Menggabungkan Main Document Surat Mail Merge dengan Data Source
1. Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan), dengan cara
• Klik tab View
• Klik tombol Switch Windows
• Klik Surat Undangan pada daftar yang ditampilkan.
1. Gabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source dengan langkah-langkah berikut
• Klik tab Maillings
• Klik tombol Select Recipients
• Klik tombol Use Existing List
1. Tentukan folder tempat penyimpanan file Data Source
2. Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan
3. Klik tombol Open.
11> Tidak bisa, Karena prosedur pembuatan Mail Merge tersebut sudah ditetapkan seperti itu. Jadi sudah tidak bisa dirubah lagi. Apabila itu dirubah, maka akan terjadi kesalahan atau error.